14. September 2026 | Autorin: Anne-Cathrin Becker |6 Min.

„Für eine eigene Personalabteilung sind wir noch zu klein.“

Diesen Satz höre ich in kleinen und mittleren Unternehmen ziemlich oft. Und häufig stimmt er sogar. Zumindest zur Hälfte.

Denn ein Unternehmen kann durchaus zu klein für eine eigene HR-Vollzeitstelle sein und gleichzeitig längst zu groß dafür, dass Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung und Führungsthemen irgendwie zwischen Geschäftsführung, Office Management und Steuerbüro mitlaufen.

Genau da beginnt das eigentliche Problem.

Der HR-Bedarf ist längst da

Bei Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden hat laut HR-Radar KMU 2025 nicht einmal jedes zweite eine eigene Personalabteilung. Gleichzeitig zeigt eine Untersuchung des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA): In 91 Prozent der kleinen Unternehmen bis 49 Mitarbeitende ist die Geschäftsführung auch für das Personalwesen zuständig.

Also neben Strategie, Vertrieb, Kunden, Finanzen und allem anderen, was eben noch anfällt.

Das funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert.

Drei Stellen müssen gleichzeitig besetzt werden. Eine Führungskraft braucht Unterstützung. Das Onboarding ist historisch gewachsen. Mitarbeitergespräche müssten endlich strukturiert werden. Eine Schlüsselperson kündigt. Oder das Unternehmen wächst schneller als seine Personalprozesse.

Plötzlich wird aus „HR machen wir mit“ ein ziemlich operatives Problem.

Die Frage „Ab wann brauchen wir HR?“ ist die falsche

HR-Arbeit wächst nicht schön proportional zur Mitarbeiterzahl. Sie kommt in Wellen.

Mal ist monatelang wenig los, dann müssen gleichzeitig neue Mitarbeitende gefunden und eingearbeitet werden, eine Führungskraft braucht Sparring und ein Personalprozess muss dringend neu aufgesetzt werden.

Die bessere Frage lautet deshalb:

Welche HR-Kompetenz brauchen wir gerade, wofür, wie regelmäßig und in welchem Umfang?

Denn professionelles Recruiting, Mitarbeiterbindung und gute Führung werden nicht plötzlich ab dem 50. oder 100. Mitarbeitenden relevant.

58 Prozent der deutschen KMU erwarten laut KfW in den kommenden fünf Jahren Schwierigkeiten bei der Besetzung offener Stellen. Wer Personal gewinnen und halten will, muss sich also mit guter Personalarbeit beschäftigen. Unabhängig davon, ob auf dem Türschild schon „HR“ steht.

Wie viel HR-Kapazität braucht es wirklich?

Auch wirtschaftlich lohnt sich ein genauer Blick.

Das Mediangehalt für Personalreferent liegt nach aktuellen Gehaltsdaten von Stepstone bei rund 48.000 Euro brutto im Jahr. Mit Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung liegen die tatsächlichen Personalkosten bereits deutlich darüber. Recruiting, Arbeitsplatz, Weiterbildung und Ausfallzeiten sind dabei noch nicht berücksichtigt.

Das kann eine sehr gute Investition sein, wenn dauerhaft genügend HR-Arbeit vorhanden ist.

Braucht ein Unternehmen aktuell aber vielleicht acht oder 16 Stunden professionelle HR-Unterstützung pro Woche, sieht die Rechnung anders aus.

Warum fünf Tage Kapazität einkaufen, wenn aktuell ein oder zwei gebraucht werden?

Genau zwischen „Das machen wir selbst“ und „Wir schaffen eine Vollzeitstelle“ gibt es inzwischen ziemlich viele Möglichkeiten.

HR on demand, Interim HR oder externe Personalabteilung

Die Namen unterscheiden sich: HR on demand, Fractional HR, Interim HR, externer HR Business Partner oder schlicht externe Personalabteilung.

Auch die Modelle sind nicht identisch. Die Grundidee ist aber ähnlich: Unternehmen holen sich genau die HR-Kompetenz und Kapazität ins Haus, die sie aktuell benötigen.

Das kann bedeuten, Recruiting für einige Monate zu übernehmen, einen Tag pro Woche als HR-Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen, ein bestehendes HR-Team bei Projekten zu verstärken oder eine HR-Funktion überhaupt erst aufzubauen.

Für mich ist dabei ein Punkt entscheidend: Gute externe HR-Unterstützung arbeitet nicht irgendwo außerhalb des Unternehmens und schickt gelegentlich eine Empfehlung per Mail. Sie arbeitet im Unternehmen. Sie kennt Führungskräfte und Mitarbeitende, versteht das Geschäftsmodell, übernimmt operative Verantwortung und baut Strukturen auf.

Oder einfacher gesagt: intern arbeiten, ohne intern angestellt sein zu müssen.

Aber kann man HR wirklich Externen anvertrauen?

Die Frage ist absolut berechtigt.

HR bedeutet Einblick in Gehälter, Konflikte, persönliche Situationen, Führungsthemen und manchmal auch in Dinge, die im Unternehmen nur sehr wenige Menschen kennen.

Wer externe HR-Unterstützung ins Unternehmen holt, sollte mindestens genauso genau hinschauen wie bei einer Festanstellung. Referenzen und nachweisbare Projekterfahrung sind ein Anfang. Genauso wichtig sind klare Vertraulichkeitsregeln, eine feste Ansprechperson, definierte Erreichbarkeit und die Frage, ob jemand tatsächlich Verantwortung übernimmt oder lediglich Empfehlungen abgibt.

Ein guter Einstieg kann deshalb auch ein klar abgegrenztes Projekt oder eine Pilotphase sein. Beide Seiten erleben, wie die Zusammenarbeit im Alltag funktioniert, bevor daraus eine langfristige Partnerschaft wird.

Denn Vertrauen entsteht nicht durch einen Vertrag oder eine schöne Präsentation. Es entsteht durch Zusammenarbeit.

HR-Kompetenz muss nicht zwingend auf der eigenen Payroll stehen. Aber sie muss intern anschlussfähig sein.

Und wann ist eine eigene HR-Stelle die bessere Lösung?

Ganz klar: Extern ist nicht automatisch besser.

Wenn kontinuierlich ausreichend HR-Arbeit vorhanden ist, Wissen dauerhaft intern aufgebaut werden soll und die Organisation entsprechend wächst, kann eine eigene HR-Rolle die sinnvollere Entscheidung sein.

Deshalb lautet die Entscheidung auch nicht einfach „Make or Buy“.

In vielen Unternehmen lautet sie heute eher: Make, Buy or Combine.

Interne Administration plus externe HR-Unterstützung. Ein kleines HR-Team plus Recruiting-Support. Geschäftsführung plus HR on demand. Oder eine externe HR-Funktion als Übergang, bis eine eigene Stelle sinnvoll ausgelastet werden kann.

Der HR-Radar KMU 2025 zeigt einen spannenden Zusammenhang: Wie professionell Personalarbeit aufgestellt ist, hängt nicht primär von der Unternehmensgröße ab, sondern davon, wie konsequent HR im Unternehmen verankert wird.

Vielleicht sollten Unternehmen deshalb weniger darüber nachdenken, ab wann sich eine eigene HR-Stelle lohnt.

Und früher darüber, ab wann sie es sich nicht mehr leisten können, HR nebenbei zu machen.

Foto: https://elenaheymann-fotografie.com/