Arbeitszeugnis Erstellung Auslagern! Es gibt kaum Gründe dagegen!

Die Erstellung eines rechtssicheren, aussagekräftigen und wohlwollenden Arbeitszeugnisses ist keine Nebensache, sondern eine verantwortungsvolle Aufgabe. Genau hier setzt die Überlegung an, diesen Prozess an spezialisierte Dienstleister auszulagern.

Trotz der Vorteile gibt es immer noch Vorbehalte, den Arbeitszeugnisprozess in Unternehmen auszulagern und Experten zu überlassen. Zu den Bedenken gehören interne Zwänge, Datenschutzbedenken, entstehende Kosten, Komplexität, Aufwand und mangelnde Bekanntheit der Möglichkeit der Auslagerung.

– Übertragung des bestehenden Prozesses an externe Experten in der Personalabteilung vor Ort
– Übertragung des bestehenden Prozesses an externe Experten, die remote arbeiten
– Vollständige Auslagerung und Optimierung des Arbeitszeugnisprozesses mit Übernahme durch externe Experten, sowohl remote als auch vor Ort
– Nutzung einer externen Arbeitszeugnis-Software, die von externen Experten remote oder vor Ort bedient wird
– Auslagerung der reinen Arbeitszeugniserstellung, während der Prozess intern bleibt
– Einführung einer externen Arbeitszeugnis-Software zur Auslagerung des Prozesses und der Erstellung

Im Grunde handelt es sich nur um einen einfachen und wirkungsvollen Arbeitszeugnis-Prozess, der Unternehmen bei der Arbeitszeugnis Erstellung effizienter machen könnte. In der Realität ist dies jedoch bei vielen Firmen nicht der Fall. Die Abläufe rund um Arbeitszeugnisse sind häufig kompliziert, wenig effizient und deshalb Zeitrauben, stressig und dadurch auch kostenintensiv. Für die Mitarbeitenden in der Personalabteilung bedeutet dies zusätzlichen Stress und Unbehagen.

Mitarbeiter fragen regelmäßig nach dem Stand ihrer Zeugnisse, wodurch die Personalabteilung gezwungen ist, immer wieder neue Erklärungen zu finden, warum die Ausstellung noch nicht erfolgt ist. Da andere Aufgaben oft als wichtiger eingestuft werden, genießen Arbeitszeugnisse in der Priorität meist keinen hohen Stellenwert.

Ein weiteres Problem liegt im fehlenden Know-how: Arbeitszeugnisse zu erstellen und die entsprechenden Prozesse effizient zu gestalten, ist in vielen Personalabteilungen nicht ausreichend verankert. Das hat einen simplen Grund – die Erstellung von Arbeitszeugnissen ist kein Bestandteil einer klassischen Ausbildung oder eines Studiums. Es handelt sich um ein Handwerk, das sich einzelne Mitarbeitende selbst aneignen oder vielleicht in Seminaren erlernen. Es ist ein großes Glück, jemanden wie ihn in der Abteilung zu haben.

Hinzu kommt, dass Prozesse selten optimiert oder externe Fachkenntnisse hinzugezogen werden, um die Abläufe effizienter zu gestalten. Häufig herrscht die Einstellung „Das haben wir schon immer so gemacht, das machen wir auch weiterhin so“. Neuerungen werden mit Skepsis betrachtet – nicht nur von der Personalabteilung, sondern oft auch von der Geschäftsführung oder der Abteilungsleitung. Diese sieht sich in der Regel mit anderen, dringlicheren Problemen konfrontiert und vermeidet es, sich mit der Verbesserung des Arbeitszeugnisprozesses auseinanderzusetzen. Der Eindruck entsteht, dass dies zu aufwändig, kostenintensiv und den Aufwand nicht wert sei. Damit ignoriert man aber vielleicht die Notwendigkeit und übergeht die KollegInnen, die damit betraut sind und sich oft Veränderungen wünschen

Zugegeben, es gibt Unternehmen, in denen der Arbeitszeugnisprozess reibungslos abläuft und die Mitarbeiter mit ihren Zeugnissen zufrieden sind. Diese Fälle sind jedoch die Ausnahme. Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass Zeugnisempfänger mitunter Monate oder sogar Jahre auf ihr Arbeitszeugnis warten müssen.

– Arbeitszeugnisformulare sind kompliziert und unübersichtlich gestaltet
– Es existieren keine klaren Fristen zur Abgabe von Bewertungen
– Es fehlen definierte Eskalationsstufen für Verzögerungen oder Probleme
– Stellenbeschreibungen sind oft unvollständig, weiter Informationen fehlen
– In der Personalabteilung besteht nur eingeschränktes Know-how zur Erstellung von Arbeitszeugnissen
– Krankheit, Urlaub und fehlen Ressourcen führen zu zusätzlichen Hürden bei der Zeugniserstellung
– Prozessänderungen sind schwerfällig oder werden gar nicht umgesetzt und stoßen auf geringe Akzeptanz

Die Auslagerung des Arbeitszeugnisprozesses an einen Arbeitszeugnisdienstleister kann einen erheblichen Fortschritt bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen darstellen. Ab Tag eins der Auslagerung, ´ wird sich das gesamte Klima und die Effektivität rund um die Erstellung von Arbeitszeugnissen grundlegend verbessern.

– Die Belegschaft schätzt es, wenn Arbeitszeugnisse von Fachleuten erstellt werden
– Hohe Effizienz bei der Bearbeitung
– Mehr Vertrauen in den Dienstleister
– Schnellere Bearbeitung bestehender Aufträge durch den Dienstleister
– Der Dienstleister konzentriert sich ausschließlich auf die Erstellung von Arbeitszeugnissen
– Fachwissen im Bereich Arbeitszeugnisse
– Steigerung der Qualität
– Qualitativ hochwertiger Support bei Arbeitszeugnissen

Was passiert wenn man die Arbeitszeugnis Erstellung auslagern und en Prozess in Externe Hände eine Arbeitszeugnis Dienstleister gib.

– Die Beschwerdequote sinkt auf null
– Die Personalabteilung wird deutlich entlastet
– Die Stimmung innerhalb der Personalabteilung verbessert sich
– Die Mitarbeiterzufriedenheit nimmt zu.
– Die Qualität der Arbeitszeugnisse steigt
– Die festgelegten Erstellungsfristen werden zuverlässig eingehalten
– Arbeitsaufwand der Personalabteilung sinkt spürbar

In vielen Unternehmen zeigt sich immer wieder, dass der Prozess rund um die Erstellung von Arbeitszeugnissen erhebliche Schwachstellen aufweist. Häufig geraten Personalabteilungen unter Druck, weil die Ausstellung der Zeugnisse nicht reibungslos funktioniert. Zeugnisempfänger müssen oftmals Wochen oder sogar Monate auf ihr Dokument warten. Währenddessen stauen sich die offenen Vorgänge in den Personalabteilungen zu einem beträchtlichen Backlog auf. Dieses wiederum führt zu Unzufriedenheit – sowohl bei den Mitarbeitenden, die auf ihr Zeugnis warten, als auch bei den HR-Teams selbst, die den Rückstand kaum bewältigen können.

Ein wesentlicher Faktor, der die Situation verschärft, ist die Qualität der ausgestellten Arbeitszeugnisse. Wenn die Inhalte standardisiert und wenig individuell wirken, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger ihre Zeugnisse beanstanden. Jede Korrekturschleife führt zu zusätzlichen Nacharbeiten, was die ohnehin knappen Kapazitäten in den Personalabteilungen weiter belastet. Oftmals fehlt es schlicht an den notwendigen Ressourcen, um die Zeugniserstellung effizient und qualitativ hochwertig zu gestalten. Dies führt dazu, dass der Prozess ins Stocken gerät und sich die Verzögerungen vom Eingang der Anfrage bis zur finalen Erstellung summieren.

Hinzu kommt ein generelles Organisationsproblem: Wenn die Zeugniserstellung in der operativen Realität nicht funktioniert, signalisiert dies ein strukturelles Defizit. Unternehmen sollten sich daher die Frage stellen, ob es sinnvoll ist, am bisherigen Vorgehen festzuhalten, oder ob ein grundlegendes Umdenken notwendig ist. Wenn Mitarbeitende regelmäßig unzufrieden sind, die Bearbeitungszeiten ausufern und HR-Mitarbeitende durch die Zeugniserstellung überlastet werden, liegt ein klarer Handlungsbedarf vor.

Eine wirksame Lösung für diese wiederkehrenden Herausforderungen bietet die Auslagerung des gesamten Prozesses, die Arbeitszeugnis-Erstellung Oder die Übergabe bestehender Prozesse oder externe Arbeitszeugnis Software an externe Spezialisten. Durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern lassen sich gleich mehrere Probleme auf einmal lösen. Zum einen reduziert sich die Belastung der internen HR-Teams erheblich, da der operative Aufwand für die Erstellung, Bearbeitung und Korrektur von Arbeitszeugnissen entfällt. Zum anderen profitieren Unternehmen von einer konstant hohen Qualität, da externe Experten über das notwendige Fachwissen und die Routine verfügen, um rechtssichere und ansprechende Zeugnisse zu erstellen.

Darüber hinaus beschleunigt die Auslagerung den gesamten Prozess. Externe Partner können aufgrund ihres spezialisierten Set-ups Bearbeitungszeiten verkürzen und Engpässe vermeiden. Dies sorgt nicht nur für zufriedene Mitarbeitende, die ihre Zeugnisse zeitnah erhalten, sondern auch für eine deutliche Entlastung der Personalabteilung. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Beanstandungen und der damit verbundenen Korrekturschleifen, da die Qualität von Anfang an den Erwartungen entspricht.

Unternehmen, die diesen Schritt gehen, schaffen sich zudem neue Handlungsspielräume. Die freiwerdenden Ressourcen in der Personalabteilung können für strategisch wichtige Aufgaben genutzt werden, statt in zeitintensive Routineprozesse zu fließen. Insgesamt führt die Auslagerung der Arbeitszeugniserstellung zu einer spürbaren Effizienzsteigerung, einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einem professionelleren Auftritt des Unternehmens nach außen.