09. Oktober 2026 | Autor: Jochen Herbert |4 Min.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Erstellung von Arbeitszeugnissen nimmt in der modernen Personalarbeit stetig zu. Automatisierte Textsysteme können Formulierungen vorschlagen, ganze Textbausteine generieren und den Erstellungsprozess erheblich beschleunigen. Doch trotz dieser technologischen Unterstützung bleibt ein zentraler Grundsatz bestehen: Wird ein Arbeitszeugnis mithilfe von KI erstellt, muss dies transparent und nachvollziehbar gekennzeichnet werden.

Ein Arbeitszeugnis ist kein gewöhnliches Dokument. Es erfüllt eine rechtlich geregelte Funktion und hat für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine hohe Bedeutung im weiteren beruflichen Werdegang. In Deutschland ist der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis im § 109 der Gewerbeordnung (GewO) verankert. Dort ist festgelegt, dass das Zeugnis wahrheitsgemäß und zugleich wohlwollend formuliert sein muss. Diese doppelte Anforderung macht deutlich, dass es sich um ein hochsensibles Dokument handelt, das nicht allein durch automatisierte Systeme erstellt werden sollte.

Die Nutzung von KI kann zwar Effizienzgewinne bringen, etwa durch standardisierte Textvorschläge oder die Strukturierung von Inhalten. Dennoch bleibt die Verantwortung für den Inhalt stets beim Arbeitgeber. Eine unreflektierte Übernahme von KI-generierten Texten birgt Risiken: Formulierungen können unpassend, zu allgemein oder im schlimmsten Fall irreführend sein. Deshalb ist eine menschliche Prüfung und Freigabe zwingend erforderlich.

Transparenz spielt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle. Wenn KI-Systeme bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen eingesetzt werden, sollte dies kenntlich gemacht werden. Dies entspricht nicht nur einem ethischen Anspruch, sondern auch den zunehmenden regulatorischen Anforderungen im Bereich künstlicher Intelligenz. Die Europäische Union hat mit dem EU AI Act einen rechtlichen Rahmen geschaffen, der unter anderem Transparenzpflichten für den Einsatz von KI-Systemen vorsieht. Je nach Risikokategorie der Anwendung können Kennzeichnungspflichten erforderlich sein, insbesondere wenn KI Inhalte generiert, die für Entscheidungen oder Bewertungen von Personen relevant sind.

Auch datenschutzrechtliche Aspekte sind zu berücksichtigen. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten, die in KI-Systeme eingegeben werden, besonders geschützt und zweckgebunden verarbeitet werden. Da Arbeitszeugnisse personenbezogene Leistungs- und Verhaltensbewertungen enthalten, ist ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Daten unerlässlich.

Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen spielt auch die Qualität eine zentrale Rolle. Ein gutes Arbeitszeugnis zeichnet sich nicht nur durch korrekte Inhalte aus, sondern auch durch Individualität und Wertschätzung. KI kann zwar sprachliche Unterstützung leisten, jedoch keine persönliche Einschätzung der Leistung oder des sozialen Verhaltens eines Mitarbeiters ersetzen. Diese Einschätzung erfordert menschliche Erfahrung, Kontextwissen und Fingerspitzengefühl.

Die klare Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten schafft zudem Vertrauen – sowohl intern im Unternehmen als auch extern bei zukünftigen Arbeitgebern. Sie signalisiert, dass moderne Technologien eingesetzt werden, ohne die Verantwortung für die Inhalte aus der Hand zu geben. Gleichzeitig wird deutlich, dass das Unternehmen Wert auf Transparenz und Qualität legt.

In der Praxis bedeutet dies: KI kann ein hilfreiches Werkzeug sein, um Prozesse zu unterstützen und zu beschleunigen. Sie darf jedoch nicht als alleinige Instanz für die Erstellung von Arbeitszeugnissen verstanden werden. Vielmehr sollte sie als Assistenzsystem dienen, das von qualifizierten Fachkräften kontrolliert und ergänzt wird.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Mit KI erstellte Arbeitszeugnisse müssen nicht nur sorgfältig geprüft, sondern auch transparent gekennzeichnet werden. Nur so lassen sich rechtliche Anforderungen, ethische Standards und qualitative Ansprüche miteinander verbinden.