08. Juni 2026 | Autor: Lutz Altmann |4 Min.

Irgendwo in einem mittelständischen Unternehmen sitzt gerade ein Abteilungsleiter im dritten Meeting dieser Woche, das er eigentlich nicht führen müsste. Während er dort sitzt, läuft ein Angebot nicht raus. Eine Entscheidung, die sein Team seit zwei Wochen braucht, wird wieder vertagt. Und die Geschäftsführung denkt: Wir sparen gerade Personalkosten. 

Das ist der teuerste Irrtum im deutschen Mittelstand.

Eine Rolle ist kein Kostenblock. Sie ist ein Werttreiber.

Solange eine Schlüsselposition unbesetzt ist, fließt kein Gehalt. Was dabei übersehen wird: Die Wirkung der Rolle ist trotzdem weg. Was buchhalterisch wie eine Ersparnis aussieht, ist wirtschaftlich betrachtet ein Verlust, der wächst, still und ohne Buchungssatz.

Laut einer Analyse der StepStone Group belaufen sich die messbaren Kosten einer offenen Stelle auf durchschnittlich 29.000 Euro, bei größeren Unternehmen auf über 73.000 Euro. Und das ist noch nicht einmal die entscheidende Zahl. Direkte Kosten machen im Schnitt nur rund 30 Prozent der tatsächlichen Vakanzkosten aus. Die restlichen 70 Prozent entstehen unsichtbar. Projekte laufen weiter, aber langsamer. Entscheidungen werden auf morgen verschoben, dann auf nächste Woche. Im überbelasteten Team steigt die Bereitschaft zu gehen. Diese Kosten tauchen in keiner GuV auf, und genau deshalb werden sie so systematisch ignoriert.

Was sechs Monate „Leerlauf“ wirklich kosten

Ein Produktionsunternehmen lässt die Position des Werkleiters sechs Monate unbesetzt. Verantwortungsbereich: 40 Millionen Euro Jahresumsatz. Die interne Annahme: „Die anderen schaffen das vorübergehend.“

Überstunden steigen. Prozessverbesserungen, die längst anstanden, werden weiter verschoben. Die Ausschussquote klettert, niemand trifft eine bewusste Fehlentscheidung, und trotzdem sinkt die Produktivität konservativ um drei bis fünf Prozent. Wertschöpfungsverlust: 600.000 bis 1 Million Euro für diese sechs Monate. Dem gegenüber steht eine „Ersparnis“ von 80.000 bis 100.000 Euro Personalkosten. Die Opportunitätskosten übersteigen die vermeintliche Ersparnis um das Zehn- bis Zwölffache, ohne dass eine einzige dieser Zahlen irgendwo auftaucht.

„Nicht die Kosten einer externen Lösung gefährden Unternehmen, sondern die Kosten des Abwartens.“

Die Zeitdimension: wann Abwarten irrational wird

In den ersten sechs Wochen federt das Team die Lücke ab. Ab Monat drei beginnt das Kaschieren: Aufgaben werden dauerhaft umverteilt, Prioritäten stillschweigend verschoben. Was jetzt entsteht, lässt sich in Monat sieben nicht einfach rückgängig machen. Leistungsträger, die monatelang kompensiert haben, ziehen Konsequenzen, und jede Kündigung aus diesem Grund kostet erneut sechs bis neun Monatsvergütungen in Wiederbesetzungskosten. Für die ursprünglich vakante Position mit 150.000 Euro Jahresgehalt summieren sich die Kosten nach sechs Monaten auf rund 200.000 Euro, und die Vakanz endet nicht mit der Vertragsunterschrift. Kündigungsfrist und Onboarding laufen weiter. Die entscheidende Steuerungsgröße heißt Time to Impact, nicht Time to Hire.

„Ab drei Monaten entstehen strukturelle Schäden. Ab sechs Monaten ist Abwarten keine rationale Option mehr.“

Ein Denkrahmen für die Praxis

Spätestens wenn eine Schlüsselposition drei Monate unbesetzt ist, gehört die Frage nach einer temporären Lösung aktiv auf den Tisch, als unternehmerische Entscheidung, nicht als Eingeständnis des Scheiterns. Eine unbesetzte HR-Leitung mit 150.000 Euro Jahresgehalt verursacht über 30.000 Euro Vakanzkosten pro Monat. Ein Interim Manager kostet ähnlich viel und sichert sofortige Entscheidungskompetenz. Die Rechnung verändert sich, sobald beide Seiten sichtbar sind.

Vakanzkosten sichtbar machen

Solange Vakanzkosten nur geschätzt werden, bleiben sie in Budgetgesprächen angreifbar. Jahresgehalt, Personalkostenfaktor und Time to Fill reichen als Grundlage für eine Berechnung, die diese Gespräche verändert. Wer diese Zahlen kennt, führt andere Gespräche, mit der Geschäftsführung, mit Controlling, mit den Hiring Managern. Vakanzkosten sind kein HR-KPI. Sie sind ein Management-Indikator, und wer ihn konsequent nutzt, verschiebt die Diskussion von Budgetfragen hin zu der einzigen Frage, die zählt: Was kostet das Warten noch?

Quelle: https://karriereweg.de/vakacheck-vakanzkosten-systematisch-berechnen/