14. Juli 2026 | Autorin: Tanja Gemballa |5 Min.

Es gibt einen Satz, den ich in meiner Arbeit als Personalberaterin erstaunlich oft höre – meist dann, wenn ein Prozess länger dauert als geplant oder unerwartete Probleme auftauchen:

„Wir dachten, das wäre eine unkomplizierte Nachbesetzung.“

Und genau da beginnt das eigentliche Problem. Nicht in der Suche, nicht im Talentmarkt, sondern in der Annahme, dass eine Stelle ohne tiefes Vorab-Gespräch einfach besetzt werden kann.

Der blinde Fleck vieler Recruiting-Prozesse

In meiner täglichen Arbeit erlebe ich einen wiederkehrenden Ablauf: Eine Stelle wird ausgeschrieben, weil jemand gegangen ist oder weil Bedarf entstanden ist. Die Reaktion ist oft reflexartig – gleiche Stelle, gleiche Anforderungen, gleicher Titel. Oder es wird schnell ein Anforderungsprofil zusammengestellt, ohne zu hinterfragen, ob es zum heutigen Markt, zum tatsächlichen Bedarf und zu einem realistischen Budget passt.

Das Ergebnis ist immer wieder dasselbe: Wochen der Suche, unpassende Profile, frustrierte Teams und am Ende entweder eine Fehlbesetzung oder gar keine Besetzung. Dem Talentmarkt wird das gerne zugeschrieben. Dabei liegt die eigentliche Ursache meist woanders: in mangelnder Klarheit über das, was wirklich gesucht wird – bevor die Suche überhaupt beginnt.

Was vor der Suche wirklich passieren sollte und warum es alles verändert

Meine Stammkunden rufen mich an, bevor sie ausschreiben. Nicht weil das ein besonderer Service ist, sondern weil sie erlebt haben, was passiert, wenn man diesen Schritt überspringt.

Was in diesem Vorab-Gespräch passiert, ist im Kern simpel, aber es verändert einiges.

Der Stellentitel ist häufig das erste und am einfachsten lösbare Problem. Ich spreche täglich mit IT-Fach- und Führungskräften und ich höre regelmäßig, warum Stellen gar nicht erst angeklickt werden. Ein IT-Security Administrator (gn), der eigentlich strategisch auf C-Level-Ebene arbeiten soll. Ein Cloud Engineer (gn), der eigentlich Architect (gn) ist. Ein CISO (gn), der eigentlich Informationssicherheitsbeauftragter (gn) mit technischen Anteilen ist. Diese Diskrepanz zwischen Titel und Realität kostet Unternehmen täglich qualifizierte Kandidat:innen – bevor diese auch nur eine Zeile der Stellenanzeige gelesen haben. Klingt vermeidbar? Ist es auch, passiert aber täglich.

Das Anforderungsprofil ist das nächste Gespräch. Die eierlegende Wollmilchsau ist ein Klassiker und ein teurer. Was ist wirklich erfolgskritisch für diese Rolle? Was kann entwickelt werden? Und was ist am Markt realistisch – für dieses Budget, in dieser Region, in dieser Branche? Diese Fragen brauchen Klarheit und die entsteht nicht von allein.

Das Budget ist oft das unbequemste Gespräch und gleichzeitig das wichtigste. Ein zu eng bemessenes Budget kostet am Ende mehr Zeit, als das offene Gespräch darüber je kosten würde. Ich habe es mehrfach erlebt: Nach langer erfolgloser Suche wurde das Budget angepasst und die Besetzung lief plötzlich. Dieses Gespräch hätte man deutlich früher führen können, zumal man auf dem Weg dann meist schon spannende Kandidat:innen verloren hat.

Und manchmal lautet meine Empfehlung: Noch nicht besetzen. Wenn das Anforderungsprofil unklar ist, die internen Freigaben fehlen, eine Führungsrolle zuerst besetzt werden müsste oder hinter der offenen Stelle ein strukturelles Problem steckt, das kein neuer Kopf löst – dann sage ich das. Auch wenn es bedeutet, dass wir nicht sofort starten. Eine Suche, die von Anfang an nicht funktionieren kann, bringt niemandem etwas.

Intern oder extern: Was wirklich zählt

Dieser Klärungsprozess muss nicht zwingend mit einer externen Personalberaterin stattfinden. Unternehmen, die intern die Ressourcen, das Marktverständnis und die Entscheidungsstrukturen haben, um diese Fragen vor der Suche zu klären – umso besser.

Wer jedoch externe Unterstützung beauftragt, sollte genau das einfordern: nicht nur jemanden, der Profile liefert, sondern jemanden, der kritisch hinterfragt, unbequeme Wahrheiten ausspricht und gemeinsam mit dem Fachbereich erarbeitet, was wirklich gesucht wird. Sparring statt Auftragsabwicklung.

Der Unterschied zwischen einer Besetzung, die auf dem Papier funktioniert, und einer, die im Alltag wirklich trägt, entsteht selten während der Suche. Er entsteht in dem Gespräch, das davor stattgefunden hat oder eben nicht.

Was die erfolgreichsten Bewerbungsprozesse gemeinsam haben

Meine schnellsten und nachhaltigsten Besetzungen entstanden fast alle ohne öffentliche Ausschreibung. Verdeckt, gezielt, exklusiv. Keine Bewerbungsflut, keine unpassenden Profile, sondern eine Suche, die von Anfang an auf das ausgerichtet war, was wirklich gesucht wurde.

Das ist kein Zufall. Es ist das Ergebnis eines Gesprächs, das vor der Suche stattgefunden hat.

Recruiting beginnt nicht mit der Stellenanzeige. Es beginnt mit der richtigen Frage davor: Was suchen wir wirklich und sind wir bereit, das klar zu benennen?

Fazit: Klarheit ist keine Vorbereitung, sie ist die Entscheidung.

Der größte Engpass im Recruiting liegt heute selten im Talentmarkt. Er liegt in der Bereitschaft, vor der Suche wirklich Klarheit herzustellen – über die Rolle, die Erwartungen, den Markt. Unternehmen, die sich diese Zeit nehmen, investieren nicht mehr. Sie sparen – an Zeit, an Nerven und an Fehlentscheidungen, die sich erst Monate später zeigen. Wer früher klar ist, besetzt schneller und nachhaltiger.