05. Mai 2026 | Autorin: Elisa Drescher |4 Min.

Personalabteilungen verarbeiten täglich besonders sensible Daten: Von Bewerbungsunterlagen über Gehaltsabrechnungen bis hin zu Krankmeldungen. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen rasant: Neue KI-Tools, Cloud-Lösungen und externe Dienstleister verändern die Arbeitsweise. Wer hier den Datenschutz nicht von Beginn an mitdenkt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden und Bewerbenden. Genau deshalb ist die enge Zusammenarbeit zwischen HR und der externen Datenschutzbeauftragten (DSB) heute wichtiger denn je.

HR kennt die Prozesse, Tools und Bedürfnisse der Belegschaft. Die externe DSB bringt den unabhängigen Blick, das aktuelle Fachwissen und die Erfahrung aus vielen Unternehmen mit. Treffen beide Perspektiven früh aufeinander, entstehen pragmatische Lösungen statt nachträglicher Korrekturen. Wichtig ist: Die DSB ist kein Bremsklotz, sondern ein Sparringspartner, der hilft, neue Ideen im Einklang mit der DSGVO umzusetzen.

Ob automatisiertes CV-Matching, Chatbots im Recruiting oder KI-gestützte Lernplattformen beim Einsatz von KI gilt: Je früher die DSB eingebunden wird, desto besser. Bewährt hat sich folgende Vorbereitung durch HR:

• Use-Case klar beschreiben: Welches Problem soll die KI lösen, welche Daten verarbeitet sie, wer hat Zugriff?
• Anbieterunterlagen sammeln: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM), Modellinformationen.
• Risiken vorab benennen: automatisierte Entscheidungen, Profiling, möglicher Drittlandtransfer.

Mit diesen Informationen kann die DSB schnell beurteilen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nötig ist und welche Schutzmaßnahmen ergänzt werden sollten. Auch ist es ratsam, den Betriebsrat, so ein solcher besteht, frühzeitig miteinzubeziehen.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) wird häufig unterschätzt, dabei ist es das Herzstück jedes Datenschutzmanagementsystems. HR pflegt am besten Verarbeitungen wie Recruiting, Onboarding oder Zeiterfassung in einer einheitlichen Vorlage. Die externe DSB prüft die Einträge, ergänzt Rechtsgrundlagen, Speicherfristen und TOM und sorgt für eine saubere Struktur. Ein fester Quartalstermin zur Aktualisierung verhindert, dass das VVT veraltet.

• Feste Jour Fixes mit der DSB etablieren, auch ohne akuten Anlass.
• Eine gemeinsame Checkliste für neue HR-Tools nutzen (Zweck, Daten, Rechtsgrundlage, Anbieter, Risiken).
• Die DSB bei Projektstart einladen, nicht erst kurz vor Go-live.
• Mitarbeitende durch Schulungen zum Datenschutz und zur KI-Kompetenz sensibilisieren – idealerweise gemeinsam konzipiert.

Datenschutz ist kein HR-fremdes Thema, sondern integraler Bestandteil moderner Personalarbeit. Wer die externe DSB als festen Partner versteht und früh einbindet, gewinnt Tempo, Rechtssicherheit und Vertrauen. Gerade bei KI-Projekten, AVV und Verarbeitungsverzeichnis zahlt sich diese Partnerschaft schnell aus für HR, für die Geschäftsführung und vor allem für die Mitarbeitenden.

Juristin, zertifizierte Datenschutzbeauftragte und geschäftsführende Gesellschafterin von SCALELINE Datenschutz